Fråga – Hur ska jag strukturera svar på ansökningsfrågor?

Vad ska jag skriva?

Var uppmärksam på frågan och se till att du tar upp den direkt i ditt svar. Det är väldigt vanligt att rekryterare ser lysande svar på lite olika frågor.

En gyllene regel är "bevis, inte påstående". För allt du påstår, ge några bevis. Om du säger att du vill gå med i företaget för att det har en progressiv kultur – förklara hur du vet det. Om du säger att du har ledarskapspotential – hur vet du det om dig själv, var har du utvecklat det?

I övrigt beror det på frågan.

För motiverande frågor, gör svaren specifika för organisationen och personliga för dig. En bra formel här är "Vad, hur, varför." Ange vad motivationen är, hur du vet att denna motivation kommer att uppfyllas i den här organisationen och varför den är viktig för dig.

Detta kan göra till och med en generisk motivation, som att njuta av att vara i ett bra team, specifik och personlig.

För lämplighetsfrågor ('Varför är du lämplig för denna möjlighet?' och varianter på detta tema), skriv om vad de säger är viktigt för dem. Du kan få detta från arbetsbeskrivningen.

Slösa inte tid på att skriva om briljanta egenskaper du har som inte intresserar dem. Att vara en bra ledare är en stor egenskap och alla organisationer du går med i kommer att värdera det, men poängen med ansökan är att fastställa om du har de specifika egenskaper de letar efter, för denna specifika roll.

Hur är det med stilen?

Att skriva i arbetssammanhang kräver ofta en annan stil.

Det är inte poesi, det är inte prosa, det finns inga priser för blommigt språk eller snygga ord. Poängen är: en mycket upptagen person måste kunna skumma igenom ditt svar och förstå vad du försöker förmedla.

Så var tydlig och koncis. Använd korta meningar och korta stycken. Punktpunkter är till hjälp. Använd inte adjektiv överdrivet. Använd fakta, data och bevis (inte påståenden).

Det är bättre att säga "processförbättringsprojektet var framgångsrikt, och vi minskade felen med 10 %", än "det innovativa och banbrytande initiativet för processgranskning var utomordentligt framgångsrikt, och vi förbättrade teamets prestanda avsevärt".

Ofta är det bäst att ange ditt argument och sedan ge stödjande bevis, snarare än att leda läsaren genom bevisen till resultatet. Tänk på nyhetspublikationer, som inkluderar nyckelinformationen i rubriken, rubriken och det inledande stycket, och tillhandahåll sedan resten av informationen.

Använd inte jargong som inte är allmänt förstådd, använd inte text tala, anta inte förkunskaper från läsarens sida, anta inte att de har läst ditt CV. Använd inte textspeak eller uttryckssymboler, var inte lat och använd uttryck som "den här typen av saker..." eller "etc..."

Se till att ta det på allvar!

Jag antar att det sista man kan säga är att det krävs tålamod. Det är vanligt att man blir ombedd att ladda upp ett CV och sedan fylla i frågor som ger samma information som finns på CV:t.

Du kan bli tillfrågad till synes irrelevant personlig information, eller presenteras för flervalsfrågor där inget av alternativen är rätt för dig. Ibland tvingas du fatta vad som känns som livsavgörande beslut på plats – vad är egentligen mitt tredje val av plats i Storbritannien? Vilken affärsenhet vill jag gå med i?

Som ofta är fallet i arbetslivet: låt inte de absurda byråkratiska delarna distrahera dig från att uppmärksamma det viktiga.

Kopiera och klistra inte in från ett formulär till ett annat. Det finns alldeles för stor chans att göra fel. Felet kan vara att ge bara mycket allmänna svar, eller svar som inte riktigt tar upp frågan, eller så kan det av misstag inkludera en annan organisations namn i ditt svar. Detta är förvånansvärt vanligt!

Var flitig, arbeta tålmodigt igenom det, spara dina framsteg regelbundet, var redo att ta en paus och komma tillbaka till det fräscht om du behöver. Det måste vara ditt bästa arbete, utan dumma fel.